PERUBAHAN DAN PERKEMBANGAN ORGANISASI
1.
Definisi
Pengertian Perubahan Organisasi adalah suatu variasi dari cara-cara
yang telah mapan,yang selama ini berlangsung dalam organisasi dan dipergunakan
serta ditaati oleh anggota organisasi dalam melakukan aktivitasnya dan berbeda
dari apa yang selama ini ada dan telah berlaku dalam organisasi.
Pengertian Pengembangan Organisasi adalah suatu pendekatan sistematik,
terpadu dan terencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi serta
memecahkan masalah-masalah (seperti kutrangnya kerja sama/koperasi,
desentralisasi yang berlebihan dan kurang cepatnya komunikasi dan sebagainya)
yang merintangi efisiensi pengoperasian pada semua tingkatan.
Pengembangan organisasi merupakan
proses terencana untuk mengembangkan kemampuan organisasi dalam kondisi dan
tuntutan lingkungan yang selalu berubah, sehingga dapat mencapai kinerja yang
optimal yang dilaksanakan oleh seluruh anggota organisasi. Pengembangan
Organisasi merupakan program yang berusaha meningkatkan efektivitas
keorganisasian dengan mengintegrasikan keinginan individu akan pertumbuhan dan
perkembangan dengan tujuan keorganisasian.
2.
Faktor-Faktor Perubahan
Organisasi
Alvin L. Bertrand
berpendapat bahwa awal dari perubahan itu adalah komunikasi, yaitu proses
penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak yang lain sehingga dicapai
pemahaman bersama, hal ini disebabkan karena adanya pengkomunikasian gagasan-gagasan,
ide-ide, nilai-nilai, keyakinan-keyakinan maupun hasil-hasil kebudayaan fisik.
Sebuah
perubahan dan pengembangan dapatlah terjadi pada apapun dan siapapun tidak
terkecuali dengan organisasi.Tidak banyak individu atau organisasi menyukai adanya
perubahan, namun perubahan tidak dapat dihindari namun harus di hadapi.
Proses perubahan organisasi
adalah konsep daur hidup atau life cycle. Organisasi mengalami proses kelahiran
pertumbuhan, berkembang, kematangan, kemunduran dan akhirnya mengalami kematian
sebagaimana dalam semua sistem biologi dam sistem sosial. Secara garis ada dua
faktor penyebab terjadinya perubahan dalam organisasi yaitu:
·
Faktor
Ekstern
Adalah penyebab
perubahan yang berasal dari luar, atau sering disebut lingkungan.Organisasi
bersifat responsive terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya.Oleh
karena itu, jarang sekali suatu organisasi melakukan perubahan besar tanpa
adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya.Artinya, perubahan yang besar itu
terjadi karena lingkungan menuntut seperti itu.Beberapa penyebab perubahan
organisasi yang termasuk faktor ekstern adalah perkembangan teknologi, faktor
ekonomi dan peraturan pemerintah.
Perkembangan dan kemajuan teknologi juga merupakan penyebab
penting dilakukannya perubahan. Penggantian perlengkapan lama dengan
perlengkapan baru yang lebih modern menyebabkan perubahan dalam berbagai hal,
misalnya: prosedur kerja, kualitas dan kuantitas tenaga kerja, jenis bahan
baku, jenis output yang dihasilkan, system penggajian yang diberlakukan yang
memungkinkan jumlah bagian-bagian yang ada dikurangi atau hubungan pola kerja
diubah karena adanya perlengkapan baru.
Perkembangan IPTEK terus berlanjut sehingga setiap saat
ditemukan berbagai produk teknologi baru yang secara langsung atau tidak
memaksa organisasi untuk melakukan perubahan. Organisasi yang tidak tanggap dan
bersedia menyerap berbagai temuan teknologi tersebut akan tertinggal dan pada
gilirannya tidak akan sanggup survive.
·
Faktor Intern
Adalah penyebab perubahan yang berasal dari
dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat berasal dari berbagai sumber
antara lain:
§ Problem
hubungan antar anggota,
§ Problem dalam
proses kerja sama,
§ Problem
keuangan.
Hubungan antar anggota yang kurang harmonis merupakan salah
satu problem yang lazim terjadi. Dibedakan menjadi dua, yaitu: problem yang
menyangkut hubungan atasan bawahan (hubungan yang bersifat vertikal), dan
problem yang menyangkut hubungan sesama anggota yang kedudukannya setingkat
(hubungan yang bersifat horizontal). Problem atasan bawahan yang sering timbul
adalah problem yang menyangkut pengambilan keputusan dan komunikasi.Keputusan
pimpinan yang berkenaan dengan system pengupahan, misalnya dianggap tidak adil
atau tidak wajar oleh bawahan, atau putusan tentang pemberlakuan jam kerja yang
dianggap terlalu lama, dsb. Hal ini akan menimbulkan tingkah laku anggota yang
kurang menguntungkan organisasi, misalnya anggota sering terlambat. Komunikasi
atasan bawahan juga sering menimbulkan problem.Keputusannya sendiri mungkin
baik tetapi karena terjadi salah informasi, bawahan menolak keputusan pimpinan.
Dalam hal seperti ini perubahan yang dilakukan akan menyangkut system saluran
komunikasi yang digunakan.
Problem yang sering timbul berkaitan dengan hubungan sesama
anggota organisasi pada umumnya menyangkut masalah komunikasi dan kepentingan
masing-masing anggota.
Proses kerja sama yang berlangsung dalam organisasi juga
kadang-kadang merupakan penyebab dilakukannya perubahan. Problem yang timbul
dapat menyangkut masalah system kerjasamanya dan dapat pula menyangkut
perlengkapan atau peralatan yang digunakan. Sistem kerja sama yang terlalu
birokratis atau sebaliknya dapat menyebabkan suatu organisasi menjadi tidak
efisien. System birokrasi (kaku) menyebabkan hubungan antar anggota menjadi
impersonal yang mengakibatkan rendahnya semangat kerja dan pada gilirannya
produktivitas menurun, demikian sebaliknya. Perubahan yang harus dilakukan akan
menyangkut struktur organisasi yang digunakan.
Perlengkapan yang digunakan dalam mengolah input menjadi
output juga dapat merupakan penyebab dilakukannya perubahan. Tujuan penggunaan
berbagai perlengkapan dan peralatan dalam proses kerjasama ialah agar diperoleh
hasil secara efisien.
3.
Proses Perubahan.
Perubahan Organisasi merupakan modifikasi substantif pada
beberapa bagian organisasi.Perubahan itu dapat melibatkan hampir semua aspek
dari organisasi, seperti jadwal pekerjaan, dasar untuk departementalisasi,
rentang manajemen, mesin-mesin, rancangan organisasi, dan sebagainya.
·
Dorongan
untuk Berubah
Alasan mendasar organisasi memerlukan perubahan adalah
karena sesuatu yang relevan bagi organisasi telah berubah, atau akan berubah.
Oleh sebab itu, organisasi tidak punya pilihan lain kecuali berubah juga.
Perubahan ini terjadi karena adanya dorongan untuk berubah, yang berasal dari:
·
Dorongan
Eksternal
Dorongan eksternal yang mendorong organisasi untuk
mengadakan perubahan berasal dari lingkungan umum organisasi. Adanya aturan
baru dalam produksi dan persaingan, politik, hukum baru, keputusan pengadilan,
dan sebagainya akan mempengaruhi organisasi. Disamping itu, berbagai dimensi
seperti teknologi, ekonomi dan sosiokultural juga mempengaruhi organisasi untuk
melakukan perubahan.
·
Dorongan
Internal
Pada dasarnya dorongan internal berasal dari dalam
organisasi itu sendiri. Adanya revisi strategi organisasi oleh manajemen
puncak, akan menghasilkan perubahan organisasi. Dorongan internal lainnya
mungkin direfleksikan oleh dorongan eksternal. Misalnya, sikap pekerja terhadap
pekerjaannya akan bergeser, seiring bergesernya nilai sosiokultural.
Akibatnya mereka menuntut suatu perubahan dalam jam kerja,
atau perubahan kondisi kerja.
4.
Jenis Perubahan Dalam Organisasi
Secara umum ada dua jenis perubahan dalam Organisasi :
§ Perubahan Terencana
Perubahan terencana adalah perubahan yang dirancang dan
diimplementasikan secara berurutan dan tepat waktu sebagai antisipasi dari
peristiwa di masa mendatang.
§ Perubahan Reaktif
Perubahan reaktif adalah suatu respon bertahap terhadap
peristiwa ketika muncul.
5.
Langkah-langkah
komprehensif dalam proses perubahan.
Ada tujuh
langkah komprehensif yang ditempuh dalam proses perubahan organisasi.
Langkah-langkah tersebut yaitu:
§ Mengenali
kebutuhan akan perubahan
§ Menetapkan
tujuan perubahan
§ Mendiagnosis
apa yang menyebabkan perlunya dilakukan perubahan
§
Memilih teknik perubahan yang sesuai untuk
mencapai tujuan
§ Merencanakan
implementasi untuk perubahan
§ Mengimplementasikan
perencanaan perubahan
§ Mengevaluasi
perubahan dan tindak lanjut
6.
Ciri-Ciri Pengembangan Organisani.
Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri
sebagai berikut :
§ Merupakan
strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki
sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat dan akurat tentang permasalahan
yang dihadapi oleh suatu organisasi.
§ Merupakan
kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan
terjadi terhadap suatu organisasi.
§ Menekankan
cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi
dan semua satuan kerja dalam organisasi.
§ Mengandung
nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.
§ Menggunakan
pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi,
interaksi dan interdependensi antara organisasi sau dengan organisasi yang
lainnya.
§ berbagai
satuan kerja sebagai bagian integral di suasana yang utuh.
§ Menggunakan
pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.
Apabila selama ini kita hanya mengenal pembelajaran pada
tingkat individu dan kelompok, maka perkembangan manajemen telah mengenal
pembelajaran organisasi (learning organization), yang secara sederhana
dapat diartikan sebagai :
Organisasi
yang secara terus menerus melakukan perubahan diri agar dapat mengelola
pengetahuan lebih baik lagi, memanfaatkan tekhnologi, memberdayakan sumber
daya, dan memperluas area belajarnya agar mampu bertahan di lingkungan yang
selalu berubah.
7.
Metode Pengembangan Organisasi.
Dalam kegiatan pengembangan
organisasi terdapat berbagai macam metode yang pada dasarnya dikelompokan dalam
dua macam, yaitu metode pengembangan perilaku, dan metode pengembangan
keterampilan dan sikap.
1) Metode Pengembangan
Perilaku, meliputi :
·
Jaringan Manajerial (Managerial Grid)
Jaringan manajerial atau kisi
manajerial (managerial grid), disebut juga latihan jaringan (grid
training), adalah suatu metode pengembangan organisasi yang di dasarkan jaringan
manajerial. Teori ini di pelopori oleh Robert Blake dan Jane Mouton. Dalam
metode ini dikenal dua dimensi dua perilaku pimpinan, yaitu perilaku pimpinan
yang memusatkan perhatian pada produksi, dan perilaku pimpinan yang memusatkan
eprilakunya pada orang. Dari segi intensitasnya, seorang pimpinan mungkin dapat
menerapkan sekaligus dua perilaku tersebut dalam intensitas yang sama atau
berbeda.
·
Latihan Kepekaan
Latihan kepekaan (sensitifity
training) merupakan latihan dengan kelompok. Oleh karena itu metode ini di
namakan pula metode T-groupe (T= Training). Dalam metode ini yang
di maksud dengan kepekaan adalah kepekaan terhadap diri sendiri dan terhadap
hubungan diri sendiri dengan orang lain. Metode ini berlandaskan pada anggapan
bahwa kesulitan untuk berprestasi di sebabkan oleh adanya persoalan emosional
dari kelompok orang-orang yang harus mencapai tujuan. Metode ini beranggapan
bahwa apabila persoalan emosional itu dapat di atas maka dengan sendirinya
kesulitan untuk beradaptasi dapat di hilangkan.
Oleh karena itu tujuan dari pada
latiahan kepekaan adalah mempertajam daya peka, perasaan (emosi), dan kecepatan
reaksi dalam menghadapi beberapa persoalan. Dalam latihan ini anggota kelompok
di beri movasiuntuk belajar mengenai diri sendiri dalam menghadapi orang lain,
kebutuhan dan sikap mereka sendiri. Sikap ini dapat terungkap melalui dua
jalur, yaitu melalui mereka sendiri terhadap orang lain, dan melalui prilaku
orang lain terhadap diri mereka sendiri.
·
Pembentukan Tim
Pembentukan Tim (Team Feedback)
adalah suatu metode yang berusaha mengumpulkan data-data dari para anggota
organisasi. Data itu meliputi data-data yang berhubungan dengan tingkah
laku,sikap,serta berbagai perasaan lain yang ada pada diri setiap anggota
organisasi. Data-data yang telah dikumpulkan kemudian di susun dan di kembangan
kepada para anggota organisasi yang telah di survai untuk didiskusikan. Dari
hasil diskusi akan di perpleh umpan balik (feedback) dari para anggota
organisasi yang telah di survey, apakah perlu di adakan perubahan atau
tidak.
·
Umpan Balik Survei
adalah suatu metode yang berusaha
mengumpulkan data-data dari para anggota organisasi. Data itu meliputi
data-data yang berhubungan dengan tingkah laku, sikap, seta berbagai perasaan
lain yang ada pada diri setiap anggota organisasi.
2) Metode
Pengembangan Ketrampilan dan Sikap
Metode ini merupakan suatu program
latihan yang dilaksanakan secara terus-menerus dengan tujuan untuk meningkatkan
pengetahuan, keterampilan dan sikap para anggota organisasi. Metode
pengembangan ketrampilan dan sikap ini meliputi :
a) On
The Job Training
Latihan ditempat kerja (on the
job training ) ialah latihan kerja ditempat kerja yang sebenarnya. Latihan
ini melatih anggota organisasi untuk menjalankan pekerjaan-pekerjaan dengan
lebih efisien. Didalam latian ini instruksi- instruksi diberikan langsung
kepada anggota organisasi ditempat kerjaanya, baik yang bersifat kerja sama
maupun yang bersifat perseorangan. Dengan latihan ini diharapkan para
anggota organisasi lebih mampu menjalankan dan lebih menguasai pekerjaannya.
Ada beberapa keuntungan yang
diperoleh dalam latihan ditempat kerja ini, antara lain :
·
Sangat ekonomis karena para peserta tetap produktif
selama mereka mengikuti dan manjalankan latiahan .
·
Presentasi anggota organisasi tidak akan berkurang
atau hilang. Hal ini sangat berbeda apabila dibanding dengan latihan yang
diadakan diluar tempat kerja. Latihan yang diluar tempat kerja kan
melibatkan sebagian presentasi hilang apabila peserta latian kembali ke tempat
kerjanya masing-masing
b) Job
Instruction Training
Adalah dengan memberikan
petunjuk-petunjuk pekerjaan secara langsung pada pekerjaan dan terutama
digunakan untuk melatih para karyawan tentang cara-cara pelaksanaan pekerjaan
sekarang. Pada metode ini didaftarkan semua langkah-langkah yang perlu
dilakukan dalam pekerjaan sesuai dengan urutannya.
c) Of
The Job Training
Metode off the job adalah
pelatihan yang menggunakan situasi di luar pekerjaan. Dipergunakan apabila
banyak pekerja yang harus dilatih dengan cepat seperti halnya dalam penguasaan
pekerjaan, di samping itu juga apabila pelatihan dalam pekerjaan tidak dapat
dlakukan karena sangat mahal.
·
Lecture
Merupakan metode pelatihan dengan
memberikan kuliah atau ceramah dalam rangka penyampaian informasi-informasi
yang dibutuhkan petatar Metode ini mengeluarkan biaya yang tidak tinggi, namun
kelemahannya adalah peserta kurang partisipasi dan kurang respon.
·
Video Presentation
Adalah prestasi yang dilakukan
melalui media televisi, film, slides dan sejenisnya serupa dengan bentuk lecture.
·
Role Playing
Merupakan suatu permainan peran yang
dilakukan oleh peserta untuk memainkan berbagai peran orang tertentu dan
diminta untuk menanggapi para peserta lain yang berbeda perannya. Teknik ini
dapat mengubah sikap peserta, seperti misalnya: menjadi lebih toleransi
terhadap perbedaan individual dan juga dapat mengembangkan
ketrampilan-ketrampilan antar pribadi.
·
Case Study
Merupakan metode pelatihan dimana
para peserta pelatihan dihadapakan pada beberapa kasus tertulis dan diharuskan
memecahkan masalah-masalah tersebut.
·
Simulation
Simulasi merupakan suatu situasi
atau kejadian yang ditampilkan semirip mungkin dengan situasi yang sebenarnya,
tetapi hanya merupakan tiruan saja dan para pelatihan harus memberikan respon
seperti dalam kejadian yang sebenarnya. Jadi simulasi merupakan suatu teknik
untuk mencontoh semirip mungkin terhadap konsep sebenarnya dari pekerjaan yang
akan dijumpai.
·
Self Study
Merupakan teknik yang menggunakan
modul-modul tertulis dan kaset-kaset atau video tape rekaman dan para peserta
hanya mempelajarinya sendiri. Teknik ini tepat digunakan apabila jumlah
karyawan yang mengikuti pelatihan dalam jumlah yang besar, pada karyawan
tersebar di berbagai lokasi yang berbeda-beda dan sulit mengumpulkan para
karyawan sekaligus untuk bersama-sama mengikuti program pelatihan tertentu.
·
Programmed Learning
Dalam metode ini, diberikan beberapa
pertanyaan-pertanyaan dan para peserta pelatihan harus memberikan jawaban yang
benar. Metode ini dapat juga melalui komputer yang sudah mempunyai program
tersendiri agar para peserta dapat mempelajari dan memperinci selangkah demi
selangkah dengan umpan balik langsung pada penyelesaian setiap langkah.
Masing-masing peserta pelatihan dapat menetapkan kecepatan belajarnya.
·
Laboratory Training
Teknik ini adalah merupakan suatu
bentuk latihan kelompok yang terutama digunakan untuk mengembangkan
ketrampilan-ketrampilan antar pribadi. Latihan ini bersifat sensivitas, dimana
peserta menjadi lebih sensitif terhadap perasaan orang lain dan lingkungan. Laboratory
Training ini berguna untuk mengembangkan berbagai perilaku bagi tanggung
jawab pekerjaan di waktu yang akan datang.
d)
Vestibule Training
Merupakan pelatihan yang dilakukan
dalam suatu ruangan khusus yang terpisah dari tempat kerja biasa dan disediakan
jenis pelaralatan yang sama seperti yang akan digunakan pada pekerjaan
sebenarnya. Latihan ini berguna sebagai pendahuluan dari latihan kerja.